Es gibt unzählige Task-Tools, die einem das Leben erleichtern sollen. Um einem die Auswahl zu erleichtern, gibt es viele Vergleichsportale und Projekte, die Tools vergleichen oder bewerten. Was mich in meiner Odyssee, das richtige Tool für mich zu finden, viel mehr beschäftigt hat sind die Fragen, nach welchen Kriterien messe ich das Tool, das ich auswähle?
Gefällt mir das Design? - Oder kriege ich die App für mein Smartphone, das ich nutze? - Synchronisiert es sauber, falls ich das Tool auf meinem PC und dem Smartphone nutzen möchte? - Ist es eines der unzähligen Tools, die man auch in einer kostenlosen Variante nutzen kann? Was ist dann der Unterschied zu einem kostenpflichtigen Abo?
Möchte man seine Tasks nicht alleine verwalten, kommen noch etliche Punkte dazu. Dann stellt sich die Frage, mit welchem Endgerät werden denn meine meine Teammitglieder arbeiten: Smartphone, Browser, Windows, Mac, Linux?
Nutzt man eine digitale Agenda stellt sich auch die Frage, möchte man das Tool mit der Agenda verbinden? - Dann wird's richtig spannend.
Auch stellt sich die Frage, welche Infos, oder gar Dokumente, sollen den Tasks hinterlegt oder hinzugefügt werden? - Oder brauche ich gar ein Projektmanagement-Tool? - Viele lassen sich mit anderen Tools verknüpfen. Zum Beispiel kann ich Dokumente aus Clouddiensten mit meinem Task-Tool verlinken - und je nach dem, wie man das macht, kann man die Dokumente direkt aus dem Task-Tool öffnen. Aber funktioniert das nur auf meinem Computer zuhause oder kann ich das auch unterwegs auf meinem Smartphone machen? - Auch hier wird's spannend.
Fangen wir mal bei einem einfachen Taskmanagement an. Die allermeisten, die ich mir angeschaut habe, verlangen eine Registrierung. Das heisst, meine Tasks liegen dann irgendwo in einer Cloud. Bei einzelnen Produkten lässt sich auswählen, über welche Dienste ich synchronisieren möchte - andere bieten eigene Clouds an.
Ein paar Überlegungen
Neben den Feature-Listen, was ein Tool kann oder nicht, möchte ich ein paar Fragen umschreiben. Sie sind meiner Meinung nach ebenso wichtig.
Die Sache mit der Cloud
Es ist in aller Munde: die Cloud. Das heisst, meine Daten liegen da draussen, irgendwo. In der Regel umschreiben die Projekte, in welcher Cloud die Daten liegen und wie sie abgesichert sind. Man muss sich einfach im Klaren sein, die Daten liegen nicht nur lokal auf dem Smartphone oder auf dem eigenen Computer.
Spielt es für mich eine Rolle, wo meine Daten liegen?
Es gibt Lösungen, die lassen sich zum Beispiel über bekannte Dienste wie Dropbox oder iCloud abgleichen. Andere bieten eigene Dienste an. Und es gibt Lösungen, die die Daten ausschliesslich lokal abspeichern. Sobald man die Termine und Aufgaben synchronisiert haben möchte kann man davon ausgehen, dass die Daten im Web in einem Cloud-Dienst liegen.
Möchte ich meine Tasks auf mehreren Geräten?
Dann brauche ich ein Tool, das die Daten auf mehreren Devices synchronisieren kann. In der Regel haben die meisten Tools entsprechende Infos auf ihren Projektseiten dazu. Auch, über welche Cloud-Dienste sich die Daten synchronisieren lassen.
Möchte ich auf meine Tasks auch via Browser zugreifen?
Gerade wenn man an verschiedenen Geräten arbeitet kann es wertvoll sein, auch mal via Browser auf den Account zugreifen zu können.
Wie kriege ich die Aufgaben von meiner Mailbox in den Taskmanager?
Wir kennen das alle: Wir erhalten eine Mail, in dem wir gebeten werden, etwas zu erledigen oder abzuklären. Wie kann ich das lösen, dass ich das nicht nochmal im Taskmanager eingeben muss? - Es gibt die Möglichkeit, ein Mail direkt in die Mailbox des Taskmanagers weiterzuleiten - das System eröffnet dann automatisch eine Aufgabe. In der Regel ist es auch möglich, Projekt und Termin automatisch zuzuweisen.
Eine andere Möglichkeit ist ein Browserplugin mit dem man beide Tools verknüpfen kann. Das funktioniert dann sehr gut, wenn man vieles direkt im Browser erledigen kann.
Schlussbemerkungen
Dann gibt es noch Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu erstellen. Oder man stellt sich der Frage, muss oder möchte ich Kommentare zu einer Aufgabe erfassen oder reicht mir Titel und Termin.
Welche Tools soll man denn nun nehmen? - Ich habe bewusst darauf verzichtet, Produkte zu nennen. Es gibt ein Fülle von Projekten und Produkten, viele davon haben eine eingeschränkte, kostenlose Version mit denen man bereits sehr weit kommt und Erfahrungen sammeln kann. Man muss es einfach ausprobieren, ob’s denn wirklich etwas bringt, ob ich wirklich gerne damit arbeite. Das teuerste oder beste Tool nützt nichts, wenn einem die Bedienung zutiefst widerstrebt.
So gut das alles klingen mag, ein Task-Tool ist eine Hilfe, den täglichen Wahnsinn zu organisieren, es hilft Dinge nicht zu vergessen die man erledigen möchte - aktiv werden muss man immer noch selber.